pengawasan kantor

                                                                       

 

 

 

PENGAWASAN PERKANTORAN

A. SISTEM PENGAWASAN KANTOR

1. Pengertian Pengawas              

Menurut Henri Fayol “Pengawasan ialah suatu usaha yang terbagi menjadi memantau apakah segala sesuatu yang dilakukan berdasarkan dengan rencana yang telah ditentukan, petunjuk yang telah dibagikan atau diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan. Sangat penting untuk mengetahui kesalahan yang terjadi guna untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak terulang kembali.”

Menurut EFL Breach “Pengawasan merupakan perbandingan atas kinerja pada saat tertentu terhadap standar yang telah ditetapkan yang mengandung dalam rencana dengan tujuan agar memastikan apakah kinerjanya telah sesuai dengan harapan.”

Dan menurut Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah di tetapkan, kebijaksanaan yang telah di gariskan dan perintah ( aturan ) yang di berikan.

Biasanya seorang pengawas dipandang sebagai dibawah tingkat pemimpin. Pekerjaan pengawas adalah sama dengan pekerjaan pemimpin, tetapi ruang lingkup pekerjaan, masalah-masalah atas mana keputusan-keputusan harus dibuat, dan pekerjaan memimpin secara keseluruhan adalah tidak sama luasnya.

Kita mengenal pengawasan preventif dan pengawasan repressif. Pengawasan preventif adalah pengawasan dengan mengadakan peraturan-peraturan untuk menjaga atau untuk menghindarkan hal-hal yang tidak di inginkan, pengawasan sebelum pekerjaan dilakukan. Pengawasan repressif adalah pengawasan di belakang, pengawasan

setelah pekerjaan dilakukan. Pengawasan yang dilakukan dalam perkantoran memiliki tujuan dan manfaat bagi keberlangsungan organisasi perusahaan.

Adapun tujuan dari pengawasan dan manfaatnya adalah sebagai berikut :

Tujuan Pengawasan

1.    Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

2.    Meningkatkan efisiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

3.    Menilai derajat pencapaian rencana kerja dengan hasil aktual yang dicapai, dan dapat dipakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

4.    Mengoordinasi beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

5.    Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi agar tercapai.

Manfaat Pengawasan

1.    Membantu memaksimalkan keuntungan yang akan diperoleh organisasi

2.    Membantu pegawai dalam meningkatkan produktifitas karena kesadaran akan kualitas dan kuantitas output yang dibutuhkan

3.    Menyediakan alat ukur produktifitas pegawai atau aktifitas yang objektif bagi organisasi

4.    Mengidentifikasi beberapa hal yang membuat rencana tidak sesuai dengan hasil yang dicapai, dan memfasilitasi pemodifikasiannya

5.    Membantu pencapaian kerja sesuai tingkat atau deadline yang ditetapkan proses yang dilakukan dalam pengawasan administrasi perkantoran

2. Pentingnya Pengawasan Pada Kantor

Pengawasan pada kantor atau organisasi sangat penting karena dengan adanya pengawasan dapat membantu kesalahan yang terjadi pada pekerjaan kantor dan juga dapat meminimalisirkan kecurangan yang terjadi dalam pelaksanaan pekerjaan. Dan juga ada beberapa faktor yang menjadikan pengawasan semakin dibutuhkan setiap kantor atau organisasi. Faktor-faktor itu adalah sebagai berikut :

a. Perubahan lingkungan organisasi

Pada fungsi pengawasan, manajer atau pimpinan melakukan pendeteksian terhadap perubahan yang dapat berpengaruh pada jasa dan barang organisasi. Sehingga dengan pendeteksian ini organisai dapat memanfaatkan kesempatan serta menghadapi tantangan yang diciptakan dari perubahan yang telah terjadi.

      b. Peningkatan kompleksitas organisasi

Jika semakin besar organisasi maka akan semakin besar pula organisai tersebut untuk membutuhkan pengawasan secara hati-hati dan formal. Bermacam-mcam produk yang harus diawasi guna menjamin profitabilitas dan kualitas agar tetap terjaga. Penjualan satuan pada para penyalur perlu untuk di catat dan dianalisis secara tepat. Segala kegiatan pasar organisasi baik luar dan dalam negeri selalu perlu untuk di monitor.

      c. Kesalahan-kesalahan

Jika pegawai suatu organisasi tidak pernah melakukan kesalahan maka manajer atau atasan dapat melakukan fungsi pengawassan secara sederhana. Tetapi pada nyatanya pegawai atau anggota organisasi sering membuat kesalahan seperti dalam penentuan harga yang terlalu rendah, kesalahan dalam memesan barang, dan masalah pada diagnosa yang tidak tepat. Pada sistem pengawasan memungkinkan manajer dapat mengetahui kesalahan yang terjadi sebelum pengawasan tersebut terjadi lebih dalam lagi.

d. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Jika seorang manajer atau pimpinan mendelegasikan wewenang kepada bawahan maka tanggung jawab yang dimiliki atasan tersebut tidak akan berkurang. Agar manajer dapat mengetahui apakah bawahannya sudah melaksanakan tugas yang telah dilimpahkan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem pengawasan maka manajer tidak dapat melakukan pemeriksaan apakah bawahan telah melaksanakan tugas.

Menurut Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi.

Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

Fungsi pengawasan dapat berjalan secara efektif jika hal-hal dibawah ini diperhatikan:

·       Routing (jalur)

Routing adalah penentuan cara atau jalur mana pekerjaan itu dapat berjalan dan urutan pelaksanaan pekerjaan yang diperlukan untuk  menyelesaikan suatu pekerjaan. Manajer harus bisa memilih cara guna untuk mengetahui letak dimana sering terjadinya suatu kesalahan. Untuk kebanyakan kantor, rooting ditentukan oleh prosedur yang digunakan.

·       Scheduling (Penetapan waktu)

Scheduling adalah penentuan waktu untuk urutan pekerjaan, penentuan mengenai kapan tiap pelaksanaan pekerjaan dimulai dan kapan akan berakhir. Jumlah pekerjaan kantor yang dapat ditentukan waktunya tergantung kepada keadaan individu, tetapi biasanya sebagian besar pekerjaan kantor dapat ditentukan waktunya, misalnya membuat rekening, membuat daftar, menulis pesanan, menyealin, dan sebagainya. Terkadang pengawasan yang telah dijadwalkan tidak efisien untuk menemukan suatu kesalahan, sebaliknya yang pengawsan yang dilakukan secara tiba-tiba atau mendadak terkadang malah lebih berguna.

·      Dispatching (Perintah pelaksanaan)

Dispatching adalah menggerakan dan seperlunya meneruskan rencana, adalah pengawasan yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan yang bertujuan suatu pekerjaan itu bisa selesai tepat waktu. dengan perintah seperti ini pelaksanaan suatu pekerjaan bisa terhindar dari kondisi yang terkatung katung, jadi pada akhirnya bisa diidentifikasikan siapa yang telah berbuat kesalahan

·       Follow Up (tindak lanjut)

Follow Up merupakan suatu tindakan jika pimpinan atau manajer menemukan kesalahan yang terjadi maka pimpinan atau manajer tersebut mencari solusi dari permasalahan yang terjadi itu dengan memberi peringatan kepada pekerja yang

melakukan kesalahan baik itu secara sengaja ataupun tidak dan memberi arah dan petunjuk agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi.

Pengawasan yang baik seharusnya sesuai dengan sifat dan kebutuhan dari organisasi atau perusahaan. Jadi tata perusahaan serta faktor-faktor dimana pengawasan itu dilakukan perlu diperhatikan. Pengawasan yang baik dapat menjamin ada aktivitas perbaikan dan ekonomis dari segi biaya. Maka perlu untuk dipersiapkan langkah-langkah sebelum pengawasan dilakukan seperti rencana dan tata pola perusahaan.

3. Pekerjaan Pengawas

Hal utama yang menjadi dasar dalam pemilihan seorang pengawas adalah mempunyai kesempatan yang cukup guna mengamati kinerja pegawai dalam periode waktu tertentu. Beberapa orang yang dapat dijadikan penilai menurut Gomez-Mejia, Balkin, dan Cardy (2003) adalah:

- Supervisor, yang mempunyai kesempatan lebih banyak dan bertanggung jawab atas kinerja langsung anak buahnya.

- Teman sekerja, yang didasari atas kenyataan tidak setiap saat atasan dapat memonitor kinerja anak buahnya, dan yang merasakan baik tidaknya kinerja seorang pegawai adalah teman sekerjanya, terlebih mereka tergabung dalam sebuah tim kerja.

- Bawahan, merupakan salah satu umpan balik dalam proses pengawasan yang sangat baik.

- Menilai diri sendiri, kontrol terhadap diri sendiri ini juga baik sebagai bahan konseling bagi pegawai dalam pemgembangan dirinya (Yu dan Murphy,1993).

- Pelanggan, pengawasan yang dilakukan pelanggan akan menunjukkan seberapa puas mereka terhadap layanan yang diberikan, terutama oleh pegawai yang dimaksud. Hal ini juga akan meningkatkan loyalitas pelanggan, karena rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan tersebut(Ulrich,1989).

- Komputer, merupakan salah satu pengawas terbaru pada administrasi perkantoran. Komputer juga dapat digunakan untuk mengontrol penyelesaian pekerjaan seorang pegawai dalam penyelesaian transaksi yang menggunakan sistem terintegrasi (Nebeker dan Tatum, 1993), yang membuat Manajer Administrasi bisa menganalisis kemacetan

penanganan pelanggan terjadi pada bagian atau pegawai mana, sehingga bisa cepat dilakukan.

- Umpan balik 360 derajat, ada beberapa alasan bagi popularitas penggunaan pengawasan dari seluruh sisi ini (Waldman dan Atwater, 1993), yaitu penggunaan kontrol dari dimensi yang berbeda dapat menangkap kompleksitas kinerja seorang pegawai, kontrol dari atasan akan semakin kuat apabila semua pihak menyatakan hal yang sama dan yang bersangkutan akan lebih menyadari kondisi kinerjanya sekarang dan sebagainya

Dalam perencanaan, pekerjaan pengawas meliputi :

a.    Ikut serta merumuskan dan menentukan tujuan-tujuan bagi kesatuannya.

b.    Mengerti dan mengetahui pekerjaan yang akan dilakukan.

c.    Mengetahui dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan kepada pegawai.

d.   Mengikuti perkembangan-perkembangan baru.

Dalam pengawasan, pekerjaan pengawas meliputi :

a.    Mengikuti praktek-praktek dan prosedur-prosedur yang telah ditentukan.

b.    Menilai hasil kerja dipandang dari sudut biaya.

c.    Memeriksa ketelitian dan jumlah pekerjaan.

d.   Mengurangi sebanyak-banyaknya bahan pekerjaan.

Dalam pengorganisasian, pekerjaan pengawas meliputi :

a.    Mendelegasikan pekerjaan kepada orang-orang lain.

b.    Membagi pekerjaan di antara anggota-anggota kesatuannya.

c.    Menempatkan pekerjaan yang sama dalam kesatuan yang sama.

d.   Menentukan hubungan-hubungan kekuasaan yang layak diantara anggoata-anggota kesatuannya.

Dalam penggerakan, pekerjaan pengawas meliputi:

a.    Memberi informasi tentang perubahan-perubahan kepada para pegawai.

b.    Melatih pegawai-pegawai supaya patuh.

c.    Memajukan sistem magang.

d.   Mendapatkan kerjasama dan persesuaian di antara para pegawai.

e.    Menambah niai para pegawai

B. PROSES YANG DILAKUKAN DALAM PENGAWASAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Ada 3 Proses Yang Dilakukan Dalam Mengawasi Pekerjaan Administrasi Kantor:

a.    Mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi. Hal ini akan membantu pegawai mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif mencapainya.

b.    Memfasilitasi kinerja yang hendak dicapai. Apabila proses pertama telah dilakukan, manajer administrasi hendaknya memberikan feedback kepada pegawai mengenai apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja mereka sesuai dengan target yang ditetapkan. Pemberian umpan balik ini hendaknya diiringi dengan pemberian fasilitas yang memadai bagi karyawan untuk mencapainya.

c.    Memotivasi pegawai, yang harus dilakukan oleh manajer administrasi agar pegawai senantiasa tertantang untuk mencapai target yang ditetapkan dan secara konsisten mencapainya.

2. Langkah-Langkah Dalam Pengawasan

Dalam pengawasan terdapat proses-proses, proses tersebut ialah :

1.    Perencanaan Strategi (programming)

Pada proses perencanaan ini perusahaan atau organisasi memilih program yang akan mereka lakukan serta memperkirakan sumber daya untuk pengalokasian setiap program yang sudah ditentukan.

2.    Penyusunan Anggaran (budgeting)

Pada proses penyusunan anggaran ini organisai merencanakan program secara terperinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk periode tertentu dan biasanya pada hal ini dalam waktu satu tahun. Anggaran ini sesuai dengan anggaran yang sudah dikumpulkan dari pusat pertanggung jawaban.

3.    Pelaksanaan Anggaran (operating)

     Pada proses pelaksanaan anggaran ini yang dilakukan ialah pencatatan hal yang mengenai sumber daya yang digunakan dan hasil dari penerimaan-penerimaan. Biaya dan catatan tersebut dikelompokkan berdasarkan dengan program atau rencana yang

telah ditentukan oleh pusat tanggung jawab. Pengelompokkan sesuai program atau rencana digunakan sebagai landasan untuk program di pemrograman selanjutnya. Dan untuk mengukur kinerja manajer yang digunakan ialah pengelompokkan sesuai dengan pusat tanggung jawab.

4.    Evaluasi Kinerja (analysis)

     Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai manajer.

5.  Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a.       Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka  secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.

b.      Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c.       Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

C. MACAM-MACAM PENGAWASAN

Pengawasan Kualitas

Sesuai dengan tujuannya, organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebuah aktifitas kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik, evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan,

dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Teknik Pengawasan Kualitas

Beberpa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard dan Hilgert 2004) adalah :

1.    Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Namun teknik ini kurang efektif jika frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif.

2.    Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik. Penggunaan komponen statistk akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi pengawasan.

3.    Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlakukan pengecekan pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan teknik ini dengan memakai data yang berbasis sample yang dipilih untuk memfaliditas dan realibilitas hasil pengukuran.

4.    Kesalahan nihil, merupakan teknik prefentif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotifasi pegawai untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang telah dilakukan.

Total Quality Management

Program ini diimplementasikan untuk menjamin tercapainya kualitas manajemen di organisasi. Menurut Quibel 2001 TQM sangat perlu dilakukan dalam administrasi perkantoran berpijak pada :

1.    Kepuasan pelanggan. Hal ini dianggap penting karena pelanggan yang puas akan menjadi pelanggan yang loyal dan meningkatkan pendapatan bagi perusahaan.

2.    Pengukuran statistik yang akurat. Setelah standart yang ditetapkan oleh organisasi dan disosialisasikan ke seluruh bagian, keakuratan pengukuran hasil kerja mutlak dipergunakan menghasilkan keputusan yang tepat berdasarkan data statistik kinerja yang dilakukan pegawai.

3.    Perbaikan secara terus-menerus terhadap produk maupun layanan yang diberikan. Hal ini diperhatikan karena perbaikan terhadap produk atau jasa yang dianggap kurang baik dilakuka secara kontinu lambat laun akan menghasilkan kualitas manajemen dan memberikan kepuasan seluruh stakeholeders.

4.    Bentuk hubungan baru dengan pegawai. Meningkatnya kebutuhan akan tim kerja pemberdayaan pegawai merupakan bentuk hubungan baru yang dihasilkan dan diimplementasikannya program TQM.

Pengawasan Kuantitas

Standar kualitas

Untuk memulai pengontrolan, hendaknya organisasi mulai dengan mengumpulkan data atau administrasi di kantor dan dijadikan dasar untuk penetapan standar kuantitas pengukuran didesain untuk mendefinisikan dan menggambarkan apa yang diharapkan dari pelaku sebuah kerja, baik dari pegawai maupun dari pihak organisasi.

Mengontrol Fluktuasi

Untuk mengontrol fluktuasi pekerjaan kantor, bebrapa tindakan yang dapat dilakukan antara lain :

1.    Over time, banyak perusahaan yang menambah jam kerja atau lembur untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan deadline yang terbatas atau karena volume pekerjaan menumpuk.

2.    Temporary help, jika penambahan jam kerja kurang memadai atau kurang tepat dilakukan, pemakaian tenaga temporer dalam menghadapi peak season dapat dilakukan.

3.    Part-timer help jika fluktuasi terjadi secara regular, menyewa tenaga paruh waktu juga dapat dilakukan.

4.    Floating work unit. Beberapa organisasi telah mengembangkan unit kerja yang akan dipakai jika mereka memang diperlukan dalam penyelesaian proyek dengan volume  kerja yang tinggi atau time limit yang terbatas.

5.    Cycle biling. Banyak organisasi yang mempunyai jumlah pelanggan yang besar mengimplementasikan teknik ini untuk mengurangi antrian layanan yang akan dilakukan.

D. TIPE-TIPE DALAM PENGAWASAN KANTOR

Adapun tipe-tipe pengawasan menurut Donnelly (dalam Zuhad, 1996:302) mengelompokkan pengawasan itu menjadi 3 tipe, yaitu sebagai berikut :

1. Pengawasan Pendahuluan (preliminary control).

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Penjelasannya sebagai berikut.

1.    Pengawasan Pendahuluan (preliminary control)

Pengawasan yang terjadi sebelum kerja dilakukan. Pengawasan Pendahuluan menghilangkan penyimpangan penting pada kerja yang diinginkan yang dihasilkan sebelum penyimpangan tersebut terjadi. Pengawasan Pendahuluan mencakup semua upaya manajerial guna memperbesar kemungkinan bahwa hasil-hasil aktual akan berdekatan hasilnya dibandingkan dengan hasil-hasil yang direncanakan.
Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi-deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber-sumber daya yang digunakan pada organisasi-organisasi. Sumber-sumber daya ini harus memenuhi syarat-syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan. Dengan ini, manajemen menciptakan kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur dan aturan-aturan yang ditujukan pada hilangnya perilaku yang menyebabkan hasil kerja yang tidak diinginkan di masa depan. Dipandang dari sudut prespektif demikian, maka kebijaksanaan-kebijaksanaan merupakan pedoman-pedoman yang baik untuk tindakan masa mendatang.

Pengawasan pendahuluan meliputi;

·         Pengawasan pendahuluan sumber daya manusia

·         Pengawasan pendahuluan bahan-bahan

·         Pengawasan pendahuluan modal

·         Pengawasan pendahuluan sumber-sumber daya financial.

2. Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control)

Pengawasan yang terjadi ketika pekerjaan dilaksanakan. Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran-sasaran telah dicapai. Concurrent control terutama terdiri dari tindakan-tindakan para supervisor yang mengarahkan pekerjaan para bawahan mereka.

Direction berhubungan dengan tindakan-tindakan para manajer sewaktu mereka berupaya untuk:

• Mengajarkan para bawahan mereka bagaimana cara penerapan metode¬-metode serta prosedur-prsedur yang tepat.

• Mengawasi pekerjaan mereka agar pekerjaan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

3. Pengawasan Feed Back (feed back control)

Pengawasan Feed Back yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar. Pengawasan yang dipusatkan pada kinerja organisasional dimasa lalu. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi-operasi aktual. Sifat kas dari metode-metode pengawasan feed back (umpan balik) adalah bahwa dipusatkan perhatian pada hasil-hasil historikal, sebagai landasan untuk mengoreksi tindakan-tindakan masa mendatang.

Adapun sejumlah metode pengawasan feed back yang banyak dilakukan oleh dunia bisnis yaitu:

·      Analysis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

·      Analisis Biaya Standar (Standard Cost Analysis)

·      Pengawasan Kualitas (Quality Control)

·      Evaluasi Hasil Pekerjaan Pekerja (Employee Performance Evaluation)

E. UNSUR PENGAWASAN

Menurut Quible (2001), jika unsur-unsur dibawah ini dihilangkan maka akan berpengaruh terhadap proses pengawasan yang kurang optimal, unsur tersebut ialah :

1.    Faktor yang diawasi. Sebelum pengawasan dilakukan, pengawas sebaiknya diberikan pemahaman mengenai faktor apa yang akan diawasi.

2.    Melakukan identifikasi terhadap hasil yang telah diharapkan. Mengindentifikasi parameter yang kurang atau tidak jelas mengenai hasil yang diinginkan.

3.    Pengukuran terhadap kinerja. Sebelum membandingkan hasil yang aktual dengan hasil yang diharapkan, hasil aktual terlebih dahulu harus diukur.

4.    Melakukan pembenahan. Jika hasil aktual kurang atau lebih kecil dari hasil yang diharapkan, sebaiknya melalukan koreksi untuk mengurangi gap yang terjadi.

F. KARAKTERISTIK KEGIATAN PENGAWASAN

a.    Teliti. Keterangan mengenai dilakukannya kegiatan haruslah tepat dan sesuai. Data yang tidak sesuai dan terjadi keesalahan dari pengawasan dapat mengakibatkan perusahaan atau organisasi melakukan tindakan yang salah dan bahkan menimbulkan sebuah masalah yang seharusnya tidak terjadi.

b.    Tepat waktu. Data yang dibutuhkan haruslah dikumpulkan, disampaikan serta di nilai dengan sesegera mungkin dan tepat waktu.

c.    Faktual dan mencakup semuanya. Data haruslah dapat dipahami dengan mudah dan bersifat nyata atau factual serta lengkap.

d.   Terpusat pada pengawasan yang strategik. Pengawasan haruslah memusatkan perhatian pada kesalahan atau kecurangan yang sering terjadi dari ketentuan yang

e.    telah ditetapkan atau memusatkan perhatian dari hal hal yang dapat menimbulkan kerusakan yang fatal.

f.     Nyata secara ekonomis. Dalam pengawasan biaya pelaksanaannya haruslah lebih rendah paling tidaknya sama dengan biatya yang telah ditetapkan.

g.    Nyata secara organisasi. Pengawasan harusnya seusai dengan kenyataan organisai.

h.    Selaras atau serasi dengan aliran kerja di organisai. Data atau informasi dari pengawasan haruslah serasi dengan aliran kerja, sebab setiap tahap pekerjaan dapat

i.      mempengaruhi keberhasilan serta kegagalan dari seluruh pekerjaan dan berita mengenai pengawasan haruslah sampai kepada seluruh pegawai yang membutuhkannya.

j.      Luwes. Pengawasan haruslah memiliki keluwesam untuk menyampaikan pendapat dan tanggapan terhadap ancaman dari lingkungan.

k.    Berkarakter menjadi pengarah dan operasional. Pengawan yang efektif harus memperlihatkan deteksi dari ketetapan, tindakan penilaian yang mana yang harusnya digunakan.

l.      Diterima oleh anggota organsasi. Pengawasan harus dapat memandu pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan cara mendorong perasaan tanggung jawab, berprestasi, dan perasaan otonomi.

G. METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

Beberapa isu strategi perlu dipertimbangkan oleh Manajer Administrasi dalam melaksanakan fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan control, keprcayaan terhadap system control, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang digunakn untuk pegawai. Selain dua pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua metode pengawasan alternative, yaitu:

1.    Behavior – oriented rating methods, yang merupakan metode penilain kinerja yang berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:

·      Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahanya mengenai kekuatan, kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai.

·      Teknik ranking, dengan menyebutkan pegawai nama yang berkinerja paling bagus.

·      Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kerja pegawai.

·      Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelum keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja dan kurang memuaskan.

2.    Resulst –oriented rating methods, merupakan metode yang menitik bertakan pada hasil dari kerja

     yang dibebakan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang digunakan, yaitu

·      Management by objectives, yang didasarkan pada penetapkan tujuan bagi organisasi secara keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau divisi, maupun masing-masing pegawai.

·      Work planning dan review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh tim penilai dan bawahan untuk mengidentisifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus dipecahkan, dan traning yang diperlukan.

 

Soal Pilihan Ganda!

Berilah tanda (x) silang pada a,b,c, d dan e pada jawaban yang paling tepat!.

1. Pengawasan ialah suatu usaha yang terbagi menjadi memantau apakah segala sesuatu yang dilakukan berdasarkan dengan rencana yang telah ditentukan, petunjuk yang telah dibagikan atau diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditentukan. Sangat penting untuk mengetahui kesalahan yang terjadi guna untuk diperbaiki dan dicegah agar tidak terulang kembali.” merupakan defenisi pengawasan perkantoran Menurut ahli....

a.    EFL Breach

b.    Henri Fayol 

c.    Admosudirdjo

d.   James A. Ramos

e.    George R. Tery

2. Faktot-faktor  yang menjadikan pengawasan semakin dibutuhkan setiap kantor atau organisasi, kecuali....

a.    Perubahan lingkungan organisasi

b.    Peningkatan kompleksitas organisasi

c.    Kesalahan-kesalahan

d.   Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

e.    Kemunduran produktivitas

3. Dalam perencanaan, pekerjaan pengawas meliputi, kecuali...

a.    Ikut serta merumuskan dan menentukan tujuan-tujuan bagi kesatuannya.

b.    Mengerti dan mengetahui pekerjaan yang akan dilakukan.  .

c.    Mengetahui dan menafsirkan kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan kepada pegawai

d.   Tidak peduli pada hal yan sedang di kembangkan

e.    Mengikuti perkembangan-perkembangan baru.

4. Dalam proses pengawasan kantor ada 3 proses yang dilakukan dalam mengawasi pekerjaan administrasi kantor. Bagian mendefinisikan parameter pekerjaan yang akan diawasi, menekankan pada hal.....

a.    Hal ini akan membantu pegawai mengetahui tingkat kinerja yang diharapkan terhadap mereka dan secara efektif mencapainya.

b.    Mengerjakan pekerjaan lebih efektif.

c.    Fasilitas umum pekerjaan tersedia.

d.   Memotivasi karyawan agar semangat dalam bekerja.

e.    Tidak bolos dalam bekerja.

5. Dalam  karakteristik kegiatan pengawasan  harus dapat memandu pelaksanaan kerja anggota organisasi dengan cara mendorong perasaan tanggung jawab, berprestasi, dan perasaan otonomi. Merupakan karakteristik dalam hal...

a.    Berkarakter menjadi pengarah dan operasional

b.    Nyata secara ekonomis.

c.    Faktual dan mencakup semuanya.

d.   Diterima oleh anggota organsasi.

e.    Terpusat pada pengawasan yang strategik.

Essai!

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan benar!.

1.    Defenisi pengawasan perkantoran Menurut Admosudirdjo adalah....

2.    Sebutkan dan jelaskan fungsi pengawasan agar dapat berjalan secara efektif jika hal-hal ini diperhatikan...

3.    Dalam pengawasan, pekerjaan pengawas meliputi hal-hal berikut sebutkan....

4.    Tuliskan  dan jelaskan langkah-langkah dalam pengawasan......

5.    Tuliskan dan jelaskan macam-macam pengawasan...

 

                                                                                                                                                  

Manulang, Ratna. 2018. Diktat Administrasi Perkantoran. Medan : Fakultas Ekonomi

The Liang Gie. 2008. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta : Liberty